Setelah perusahaan berhasil menyusun dan menerapkan Sistem Manajemen K3 (SMK3) sesuai PP No. 50 Tahun 2012, langkah selanjutnya yang paling penting adalah membuktikan bahwa sistem tersebut berjalan efektif. Pembuktian ini dilakukan melalui Audit SMK3.
Audit SMK3 adalah proses evaluasi sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan dan hasil SMK3 telah sesuai dengan rencana, dan apakah sistem itu sendiri efektif serta sesuai untuk mencapai kebijakan K3 perusahaan.
Bagi manajemen, memahami tahapan audit adalah kunci keberhasilan. Artikel ini akan memandu Anda melalui 4 tahapan krusial dalam pelaksanaan audit SMK3.
4 Tahapan Krusial Pelaksanaan Audit SMK3
Pelaksanaan audit SMK3 oleh pihak ketiga (PJK3) yang ditunjuk Kemnaker umumnya dibagi menjadi empat fase utama:
1. Tahap Persiapan (Pre-Audit)
Fase ini menentukan ruang lingkup dan kesiapan perusahaan.
- Penunjukan Auditor: Perusahaan memilih PJK3 (Perusahaan Jasa K3) yang telah ditunjuk resmi oleh Kementerian Ketenagakerjaan RI.
- Kirim Dokumen Awal: PJK3 menerima dokumen K3 penting perusahaan (Manual SMK3, Kebijakan K3, struktur P2K3, dan data pekerja) untuk ditinjau.
- Penentuan Ruang Lingkup: Auditor menentukan ruang lingkup audit, jadwal, durasi, dan tim audit yang akan bertugas. Ini juga menentukan elemen SMK3 mana yang akan diuji berdasarkan kategori risiko perusahaan.
- Surat Perintah Audit: Auditor mengirimkan Surat Perintah Kerja (SPK) audit kepada perusahaan.
2. Tahap Pelaksanaan (On-Site Execution)
Fase ini adalah inti dari audit, di mana auditor turun ke lapangan.
- Pertemuan Pembukaan (Opening Meeting): Auditor memaparkan tujuan, ruang lingkup, jadwal, dan metode audit kepada manajemen puncak dan tim K3 perusahaan.
- Verifikasi Dokumen Lapangan: Auditor meninjau dokumentasi K3 secara mendalam (seperti HIRADC, JSA, Prosedur Kerja Aman, Laporan Inspeksi, Sertifikasi Personel).
- Inspeksi Lapangan: Auditor berkeliling area kerja untuk membandingkan prosedur tertulis dengan praktik di lapangan. Auditor mengamati kondisi fisik, penggunaan APD, penempatan rambu K3, dan kepatuhan karyawan.
- Wawancara (Interview): Auditor mewawancarai berbagai pihak, mulai dari manajemen puncak hingga pekerja di level operasional, untuk menguji pemahaman dan implementasi SMK3 di semua level.
3. Tahap Pelaporan (Reporting)
Fase ini adalah penentuan hasil audit berdasarkan temuan di lapangan.
- Identifikasi Temuan (Finding): Auditor mencatat semua temuan yang didapatkan. Temuan ini diklasifikasikan sebagai Ketidaksesuaian (Non-Conformity/NC), baik mayor maupun minor, atau sekadar observasi.
- Penghitungan Nilai: Nilai audit dihitung berdasarkan jumlah elemen yang telah dipenuhi (compliance). Nilai ini akan menentukan peringkat bendera yang akan diterima.
- Pertemuan Penutupan (Closing Meeting): Auditor menyampaikan hasil temuan sementara (NC) dan nilai yang didapat kepada manajemen perusahaan. Pertemuan ini juga memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengajukan klarifikasi.
4. Tahap Tindak Lanjut (Follow-up & Certification)
Fase terakhir adalah tindakan korektif dan penerbitan sertifikat resmi.
- Tindakan Korektif dan Pencegahan (CAPA): Perusahaan wajib menindaklanjuti dan memperbaiki semua NC yang ditemukan oleh auditor. Bukti perbaikan ini (foto, dokumen baru, dll.) harus dikirimkan kembali ke PJK3.
- Verifikasi Tindak Lanjut: PJK3 meninjau CAPA yang telah dilakukan.
- Pengajuan Sertifikasi: Jika tindak lanjut diterima, PJK3 mengajukan laporan audit ke Kementerian Ketenagakerjaan RI.
- Penerbitan Sertifikasi: Kemnaker RI menerbitkan Sertifikat SMK3 resmi dan menentukan tingkat pencapaian (Bendera Emas, Perak, atau perunggu).
Kesimpulan
Audit SMK3 adalah langkah penting untuk menjamin keberlanjutan dan legalitas sistem K3 perusahaan Anda. Proses ini memastikan SMK3 tidak hanya sekadar dokumen, tetapi benar-benar dijalankan di lapangan.
Perusahaan Anda sedang mempersiapkan Audit SMK3? Kami siap membantu. Hubungi Sertifikasi Indonesia untuk layanan konsultasi, pre-audit internal, dan pelatihan personel agar perusahaan Anda siap meraih Bendera Emas.
Baca juga: Perbedaan K3 dan SMK3 yang Wajib Kamu Tahu